Mehr Teamwork dank «Teams»

«Voice over IP» hat die Art der Kommunikation bei der Insights Schweiz AG grundlegend verändert. Die von first frame networkers realisierte Lösung geht weit übers Telefonieren hinaus.

Insights ist ein international tätiges Personalentwicklungs-Unternehmen mit Hauptsitz in Schottland. Die Vision der Firmengründer ist eine Welt, in der Menschen sich selbst und andere besser verstehen. Sie sollen sich gegenseitig inspirieren und voneinander lernen. Die neuartigen Personalentwicklungsprogramme von Insights helfen Unternehmen auf der ganzen Welt, die Talente ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern und ihr Potenzial optimal zu entfalten. Nicht ganz so innovativ wie das Geschäftsmodell war bei Insights die Telefonie: Bis 2019 kamen in der Schweizer Niederlassung in Baar Analog-Geräte zum Einsatz.

Wenn schon digital, dann richtig
Als Swisscom jedoch angekündigt hatte, am Zuger Firmenstandort von Analog- auf Digitaltelefonie («Voice over IP») umzustellen, hat man die Gelegenheit beim Schopf gepackt. «Es war der optimale Zeitpunkt, um uns nach einer modernen Alternative für die Zukunft umzusehen», sagt Francois Deiss, IT-Verantwortlicher der Insights Schweiz AG. «Da wir auf dem Gebiet aber keine Experten sind, haben wir uns an die first frame networkers gewandt.» Diese haben «Teams» von Microsoft als künftige Kommunikations-Lösung empfohlen.

Headsets statt Tischtelefone
Die zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten, die «Teams» Unternehmen wir der Insights Schweiz AG bietet, haben überzeugt. Die Umstellung auf das neue System wurde daher zügig vorangetrieben. «Der Betreuer von first frame networkers hat uns bei der Planung und Umsetzung perfekt unterstützt und begleitet», betont Francois Deiss. Dank «Teams» kommuniziere man bei Insights jetzt modern, flexibel und einfach – egal ob mit dem schottischen Hauptsitz oder mit Partnern und Arbeitskollegen rund um den Globus. «Niemand braucht mehr klassische Tischgeräte bei uns, die Mitarbeitenden telefonieren bequem mit dem Headset über ihren Computer oder Mobile Devices», so Deiss. Es können eigene Ringgruppen definiert und nach Bedarf ein- und ausgeschaltet werden.

Neue Möglichkeiten – besserer Austausch
Der Austausch mit Kunden und externen Partnern hat sich deutlich vereinfacht: etwa durch Videotelefonie, Konferenzschaltungen, Desktop-Sharing oder Chats. «Online-Meetings mit dem Hauptsitz sind heute fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags.» Die neuen Möglichkeiten würden von der Belegschaft mit Freude genutzt, bilanziert der IT-Verantwortliche zufrieden. Und: Das Unternehmen spare damit nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

UMSETZUNG
Die eingesetzten Produkte und Services:

• Microsoft Teams mit Direct Routing
• Swisscom Smart Business Connect
• AudioCodes SBC M800C
• Plantronics Headsets
• Poly Trio 8800

Interview mit Francois Deiss, IT-Verantwortlicher, Insights Schweiz AG

«Voice over IP» hat die Art der Kommunikation bei der Insights Schweiz AG grundlegend verändert. Die von first frame networkers realisierte Lösung geht weit übers Telefonieren hinaus.

Herr Deiss, Sie haben sich für eine Ablösung der bestehenden Telefonanlage entschieden. Was war der Auslöser dafür?
Swisscom hat uns frühzeitig mitgeteilt, dass unser Festnetz von analog auf digital umgestellt wird. Das Management musste deshalb handeln und sich nach einer Alternative umsehen. Da wir keine Experten auf dem Gebiet sind, haben wir die first frame networkers kontaktiert, um uns zu helfen.

Wie lief das Projekt für Sie als Auftraggeber ab?
Die persönliche Beratung durch die first frame networkers sowie die Funktionen und Möglichkeiten, die «Teams» bietet, haben uns absolut überzeugt. Die Umstellung aufs neue System erfolgte zügig und ohne grössere Probleme.

Welchen Vorteile haben Ihre Mitarbeitenden durch «Teams» mit Direct Routing?
Sie können direkt von Ihren Notebooks mit einem Headset kommunizieren und sind damit viel flexibler bei der Wahl Ihres Arbeitsorts. Auch unterwegs können sie nun die Firmennummer nutzen, was sehr praktisch ist. Da die Erreichbarkeit einzelner Mitarbeiter nun sofort ersichtlich ist, werden keine unnötigen Anrufe mehr getätigt. Weitere Vorteile werden sich wohl im Laufe der Zeit noch zeigen. Aber wir sind bereits sehr angetan von unserer neuen Art der Kommunikation.

Wie läuft die Kommunikation mit externen Kunden oder Partnern?
Sie ist deutlich effizienter und einfacher geworden. Insbesondere natürlich mit Organisationen, die ebenfalls «Teams» einsetzen – und das sind viele. Vereinfachte Conference-Calls, Online-Meetings und Desktop-Sharing machen unsere Prozesse schneller und unkomplizierter. Die neue Lösung wurde von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern überall problemlos angenommen. Das ist wichtig. Denn es bringt ja nichts, wenn man etwas Neues einführt, gegen das sich die Belegschaft dann sträubt.

Sind Sie mit der Unterstützung der first frame networkers ag zufrieden?
Ja, sehr. Wir wurden bestens beraten und im ganzen Projektverlauf kompetent begleitet. Bei Problemen hat man uns stets schnell und unkompliziert geholfen – und auch der Terminplan wurde eingehalten. Da wir bereits vor diesem Projekt mit den first frame networkers zu tun hatten, war das nicht weiter überraschend für uns. Wir haben mit ihnen bisher ausschliesslich positive Erfahrungen gemacht.

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